報連相意思、報連相重要性
「報」「連」「相」是什麼意思?
日本的商務場合中最重要的三件事為「報告(ほうこく)」(報告)、「連絡(れんらく)」(聯絡)、「相談(そうだん)(討論)」。這三件事能促使人際溝通更圓滑、讓工作進行地更有效率,是相當重要的環節,因此日本的企業在培訓新人時,一定會訓練新人這三件事。為了方便記憶,這三件事會各取其開頭第一個字,簡稱為「報ほう連れん相そう」與日文的「ほうれん草」(菠菜)同音。
那麼,我們來思考實際上是怎麼一回事吧!
首先,下屬會接收到來自上司的指示,在工作期間如果有不懂得地方,會與部門的前輩或上司「討論」。接著工作完成後,會向上司「報告」,向上司(委託者)報告完畢後,那項工作才算是初步結束。
另外,若發生預料之外的是必須更改時,要立刻報告上司。如果是與其他人有關的業務,則要「聯絡」相關人事。接著也要向與自己討論的前輩報告詳細情形,解決之後也要向他報告這項消息。
不是很清楚卻擅自判斷就進行工作,經常會造成失誤或糾紛。為了避免這點,就要勤加「報告(ほうこく)」(報告)、「連絡(れんらく)」(聯絡)、「相談(そうだん)(討論)」,不可因為感覺對方很忙或是不過就是個小問題等理由就省略。
然而,如果在「報ほう連れん相そう」花太多時間的話會妨礙工作進場,這時就要熟記5W3H的原則,訓練自己能簡潔易懂地傳達內容。
工作結束後原則上都要立刻「報告」,但如果是需要花費較多時間的業務,報告中間流程即可檢視進度與內容。另外「討論」的時候沒想好內容就直接去找前輩或上司幫忙解決,並不能稱作「討論」。建議先自己想過一遍後,再帶著自己的想法和解決辦法與前輩或上司討論。
註:什麽是5w3H?
😎「what」(做什麼/工作任務):工作內容與工作量及工作要求與目標
😎「why」(為什麼/做事的目地):做這件事情的目的意圖是什麽
😎「who」(誰/對誰/組織分工):這件事由誰或哪些人去做,他們分別承擔什麽工作任務
😎「when」(何時/工作進程):工作程序步驟對應的工作日程與安排(包括所用時間預算)
😎「where」(何處/工作切入點):從哪裏開始入手,按什麽路徑(程序步驟)開展下去
😀「how」(如何/方法工具):完成工作所需用到的工具及關鍵環節策劃布置(工作方案的核心)
😀「how much」(工作資源):完成工作需哪些資源與條件,分別需要多少。如:人、財、物、時間、信息、技術等資源,及權力、政策、機制等條件的配合。
😀「how do you feel」(工作結果):工作結果預測,及對別人的影響與別人的評價或感受。
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